Vad är en systemanalys, och vad ska den leda till?

Olle Krantz

En systemanalys är en kartläggning av hur verksamheten arbetar och vilka system som stödjer den, och den ska sluta i en prioriterad lista: vilka flöden som tar mest tid, hur systemen hänger ihop, om ni bör bygga, köpa, städa eller vänta, och vilket första steg som är värt att ta. Den har fem delar och behöver inte vara längre än några samtal och en skriven sammanfattning.

Vad en systemanalys är

En systemanalys är en kartläggning av hur verksamheten arbetar och vilka system som stödjer den, som slutar i en prioriterad lista över vad som bör göras. Den svarar på tre frågor: hur går arbetet till i dag, vad fungerar inte och vad är mest värt att åtgärda först.

Den behöver inte vara ett långt dokument. För ett bolag med 10–200 anställda är en bra systemanalys några samtal, en genomgång av systemen och en skriven sammanfattning med en tydlig rekommendation.

Vad den ska leda till

Mätpunkten är att det efteråt är tydligt vad ni ska göra härnäst:

  • En lista över de uppgifter och flöden som tar mest tid eller går fel oftast.
  • En bild av vilka system som används, vad de innehåller och hur de hänger ihop, eller inte hänger ihop.
  • En rekommendation: bygg, köp, städa eller vänta, med skäl.
  • Ett förslag på ett första avgränsat steg, med omfattning och ungefärlig insats.

Slutar den i ”vi behöver digitalisera mer” har den inte gjort sitt jobb.

Fem delar

1. Samtal med dem som arbetar i systemen

Inte bara ledning. Den som skriver in samma uppgift två gånger vet mer om problemen än någon annan. Se även Hur kartlägger vi på en eftermiddag vad som ska automatiseras?.

2. Inventering av system och data

Vilka system finns, vad ligger i dem och hur når man dem? Finns det ett API, en databas eller bara ett gränssnitt? Se Vad är ett datalager? och API, webhook eller filexport.

3. Följ ett riktigt ärende

Ta ett konkret exempel, från förfrågan till faktura, och följ det genom alla system och händer. Där det stannar, kopieras eller glöms bort finns det som ska åtgärdas.

4. Bedöm alternativen

För varje stort problem: går det att lösa med ett köpt system, en ändrad rutin, en koppling eller ett eget bygge? Kalkylen för eget kontra köpt finns i Bygga eget CRM eller köpa Salesforce, HubSpot eller Pipedrive?.

5. Prioritera och föreslå första steget

Välj det som ger mest för minst insats och som går att sätta i produktion på kort tid. Skriv ned vad som ingår och vad som inte gör det, och hur ni ser att det lyckats.

Vad ni bör vara försiktiga med

  • Att analysen blir ett mål i sig. Den ska ha ett slut och leda till ett beslut.
  • Att säljaren gör analysen. Fråga hur leverantören tjänar på utfallet, och om rekommendationen kan vara att inte bygga något. Hos oss kan den vara det.
  • Att bara titta på systemen. Arbetssättet är oftast lika viktigt.

Ett snabbt sätt att börja

Altu har en kort variant på sajten: systemanalysen, åtta frågor som tar cirka tre minuter. Den ersätter inte en riktig analys, men den visar var det är mest motiverat att titta närmare. Vill ni ta det vidare tillsammans, hör av er.

Läs också Vad ska stå i en offertförfrågan för ett skräddarsytt system? för hur resultatet kan bli underlag för en upphandling.