API, webhook eller filexport – hur kopplar man ihop system?

Olle Krantz

System kan kopplas ihop på fyra sätt: genom filexport och import, genom API:er där ett system frågar ett annat, genom webhooks där ett system meddelar när något händer, eller genom att dela databas. Fil passar engångsjobb, API passar aktuell data på begäran, webhook passar händelser och delad databas är renast när ni bygger nytt. Kostnaden ligger oftast i underhållet, inte i första bygget.

Fyra sätt att koppla ihop system

När två system ska utbyta data finns det i praktiken fyra vägar. Valet avgör kostnad, hastighet och hur ofta det går sönder.

1. Fil: export och import

Ett system exporterar en CSV- eller Excelfil, ett annat läser in den. Det är det enklaste och fungerar överallt, även i äldre system utan API. Nackdelen är att det oftast görs för hand eller enligt ett schema, så datan är alltid lite gammal, och att inläsningen kan göra fel om kolumnerna ändras.

Passar när: det handlar om engångsmigreringar eller data som sällan ändras.

2. API: ett system frågar ett annat

Ett API är ett definierat sätt för ett program att be ett annat om data eller att skicka data till det. Ni får aktuell data när ni frågar och kan skriva tillbaka. Kräver att det finns ett API, att någon har byggt kopplingen och att nycklarna hanteras säkert.

Passar när: ni vill ha aktuell data på begäran, till exempel att slå upp en kund eller skapa en faktura från ett annat system.

3. Webhook: systemet säger till när något händer

Med en webhook meddelar ett system ett annat direkt när en händelse inträffar: ”en ny kund har skapats”, ”en faktura är betald”. Mottagaren behöver inte fråga hela tiden. Det kräver att ni tar emot meddelandena och hanterar att något missas eller kommer dubbelt.

Passar när: något ska ske direkt som svar på en händelse.

4. Delad databas: det finns bara en källa

I stället för att flytta data mellan system ligger den på ett ställe och flera program läser och skriver där. Det är den renaste lösningen, eftersom det inte finns något att synkronisera. Det kräver att ni äger databasen eller bygger systemet själva. Så fungerar våra egna system, se Altu Central Command.

Passar när: ni bygger nytt eller ersätter ett system ändå.

Fem frågor att ställa före valet

  1. Hur aktuell måste datan vara: minuter, timmar eller dagar?
  2. Åt vilket håll ska den flöda, och ska den kunna skrivas tillbaka?
  3. Finns det ett API, och vad kostar åtkomsten? Vissa leverantörer tar extra betalt för API eller sätter gränser för hur ofta ni får fråga.
  4. Vad händer när något går fel? Hur märker ni att en koppling har slutat fungera?
  5. Vem underhåller kopplingen när någon av parterna ändras?

Det som oftast underskattas

Kostnaden ligger sällan i första bygget. Den ligger i underhållet: leverantören ändrar sitt API, ett fält byter namn, en nyckel går ut. Varje koppling är något som behöver ägas. Därför räknar vi i kalkyler på antalet integrationer, inte bara på licensen, och därför är en delad databas ofta billigast på sikt.

Hur det hänger ihop med AI

En AI-agent behöver komma åt data i era system. Det görs via verktyg, som i sin tur använder API:er eller databasen. Ju färre system agenten ska sticka ut i, desto enklare blir det att styra vad den får göra. Läs mer i Vad är ett datalager? och MCP för svenska bolag.

Har ni system som behöver prata med varandra? Gör systemanalysen eller hör av er.