Eget CRM eller Salesforce? Så räknar vi

Det korta svaret

Köp om ni är under tio säljare, säljer på ett sätt som liknar alla andras, och inte behöver att CRM:et pratar med något annat än mail och kalender. Då är ett standardsystem billigast, snabbast och gott nog.
Bygg om ni redan i dag exporterar från CRM:et till kalkylark för att få svar på frågor, om affären styrs av en process som standardsystemen inte modellerar (anbud, projekt, avrop, licensperioder), eller om ni vill att en AI-agent ska läsa och arbeta i kund-, projekt- och ekonomidata samtidigt.
Avvakta om ni inte vet vad ni skulle göra annorlunda med ett eget system. Bygg inte för att äga; bygg för att ni behöver något ni inte kan köpa.

Vad de köpta systemen är bra på

Salesforce, HubSpot och Pipedrive är utmärkta på det de är byggda för: en pipe med steg, kontakter och bolag, aktivitetslogg, mailintegration och rapporter över detta. De har appbutiker, färdiga integrationer och en armé av konsulter. Kommer ni igång på en vecka och slutar exportera till Excel har ni fått det ni betalade för.

Problemen kommer när verksamheten inte passar mallen. Då börjar anpassningsprojektet: egna fält, egna objekt, automationer, tredjepartsappar för det som saknas, och till slut en konsult som bygger det ni egentligen ville ha – inne i ett system ni hyr. Den kostnaden syns inte i prislistan, men den är ofta större än licensen.

Kalkylen som faktiskt gäller

Vi ber kunder räkna på fem år, inte ett, och ta med följande poster på båda sidor:

Licenser. Köpta system tar betalt per användare och månad, och de funktioner ni behöver ligger ofta i en högre nivå än den ni började på. Ett eget system har ingen licens; det har drift, som för ett bolag i den här storleken normalt ligger på några hundralappar i månaden.
Anpassning. Konsulttid för att böja det köpta systemet till er process, eller utvecklingstid för att bygga er process från början. Det förstnämnda underskattas nästan alltid.
Integration. Vad kostar det att få CRM:et att prata med ekonomisystemet, projektverktyget och leveransen? I ett eget system är det samma databas. I ett köpt är det en integration per system, med egen licens och eget underhåll.
Datans värde. Den post som oftast saknas. Ett system där kund, offert, projekt och faktura ligger ihop kan svara på frågor som ”vilka kunder har vi levererat till men inte följt upp?” på en sekund. Ett CRM för sig kan inte det, och ingen AI kan kompensera för data den inte ser.
Utträdeskostnad. Vad kostar det att byta om tre år? Från ett köpt system: export, datatvätt, ny anpassning. Från ett eget: ingenting, ni äger redan allt.

Vad ett eget CRM kostar och hur det byggs

Ett eget CRM för ett bolag i den här storleken är inte ett årslångt projekt. Med moderna verktyg – TypeScript, Next.js, Postgres via Supabase, Vercel – och AI-stöd i utvecklingen bygger vi ett första produktionssatt steg på veckor: bolag, kontakter, pipe, aktivitetslogg och det som är specifikt för just er affär. Sedan byggs det ut i avgränsade steg med fast pris per steg.

Vi bygger på det viset själva. Altu Central Command är vårt eget system: CRM, prospektering, kvitton som bokförs i Fortnox, projekt, tid, kalender och mail i en applikation – med ett MCP-lager så att Claude kan arbeta i datan med mänskligt godkännande av varje ändring. Den grunden är också det vi bygger kunders system på, så att ingen behöver börja från noll.

AI ändrar kalkylen

Det som förändrats de senaste två åren är att ett CRM inte längre bara behöver läsas av människor. En AI-agent som får arbeta i datan – sammanställa, följa upp, föreslå – är värd mer ju mer av verksamheten den ser. De köpta systemen erbjuder AI, men inom sin egen låda och till sin egen prislapp. Ett eget system med kund-, projekt- och ekonomidata på ett ställe är det enda sättet att ge agenten hela bilden, och det är i praktiken det som avgör frågan för allt fler av våra kunder.

Tre frågor att ställa er innan ni bestämmer

Vilka frågor om kunderna kan vi inte svara på i dag utan att exportera till kalkylark? Är listan tom är ett köpt system rätt.
Vad i vår säljprocess skulle vi aldrig vilja ändra för att passa ett system? Det är det som ska byggas.
Om vi hade all kund-, projekt- och ekonomidata på ett ställe – vad skulle vi låta en AI göra med den? Har ni ett svar är det ett argument för att bygga.

Vill ni gå igenom kalkylen för just er verksamhet? Hör av er – vi räknar öppet, och rekommenderar ett köpt system när det är rätt svar.