Vad ska stå i en offertförfrågan för ett skräddarsytt system?

Beskriv problemet, inte systemet

Den vanligaste svagheten i en offertförfrågan är att den redan bestämt lösningen: ”vi vill ha ett CRM med fem moduler”. Då får ni offerter på fem moduler, och ingen som ifrågasätter om det är rätt. Skriv i stället vad som tar tid i dag och vad ni vill kunna göra. Låt leverantören föreslå lösningen och motivera den.

Tio rubriker

1. Bakgrund och mål

Tre till fem meningar om verksamheten och varför ni vill göra detta nu. Skriv vad som ska vara annorlunda när systemet är i drift, så att det går att avgöra om det lyckades.

2. Användare och roller

Vilka ska använda systemet, hur många, och vad får olika roller göra? Tar ni med externa användare, till exempel kunder, ska det stå här.

3. Nuläge

Vilka system används i dag, och vilka ska finnas kvar? Beskriv gärna ett konkret flöde, från förfrågan till faktura, så som det ser ut idag.

4. Data och integrationer

Vilken data ska in i systemet, var ligger den i dag, och mot vilka system ska det prata? Det är ofta här kostnaden avgörs. Se API, webhook eller filexport.

5. Ägande

Skriv ut vad ni kräver: att kod och databas ligger i era konton, att ni får tillgång till allt från dag ett och att systemet byggs på vanliga, öppna komponenter. Då slipper ni diskutera det efteråt.

6. Prismodell

Be om fast pris per steg, med vad som ingår. Be också om ett riktpris för det som kommer efter, så att ni ser hur kostnaden utvecklas. Löpande räkning utan tak är en risk för er.

7. Leverans i steg

Be leverantören dela upp arbetet i steg där det första kan gå i produktion på några veckor. Det ger er något att testa tidigt och ett naturligt tillfälle att ändra riktning.

8. Drift och förvaltning

Vem driftar, vad kostar det per månad och vem ändrar systemet efter lansering? Fråga också hur överlämning går till om ni vill byta leverantör.

9. Säkerhet och personuppgifter

Var lagras data, vem har åtkomst och hur loggas ändringar? Fråga om personuppgiftsbiträdesavtal. Har ni frågor om GDPR bör ni också stämma av med er egen jurist.

10. Utvärdering

Berätta hur ni väljer: pris, förståelse för verksamheten, referenser, ägandevillkor. Be om två referenskunder med liknande projekt.

Vad ni får ut av det

Med en sådan förfrågan ser ni snabbt vilken leverantör som ställer följdfrågor, vilken som skickar en standardoffert och vilken som missat ägandefrågan. Ni får också något att jämföra mot när ni läser hur man räknar på eget CRM mot ett köpt.

Vill ni ha en andra läsning?

Altu bygger skräddarsydda system i steg med fast pris, och kunden äger det som byggs. Har ni ett utkast till en förfrågan kan ni höra av er så läser vi det, även om ni sedan väljer någon annan.