Hur kartlägger vi på en eftermiddag vad som ska automatiseras?

Gustav Brochmann

Ni kan välja vad som ska automatiseras på en eftermiddag med fem steg: samla dem som gör jobbet, lista uppgifter per roll, beskriv varje med frekvens, tid, underlag och sätt att se att den är klar, sortera efter nytta och lämplighet och välj en uppgift med ett mått. Uppgifter med hög nytta men låg lämplighet behöver först ett bättre arbetssätt, inte AI.

En eftermiddag räcker

Att välja vad som ska automatiseras behöver inte vara ett projekt. Med en grupp som faktiskt gör jobbet, en whiteboard eller ett delat dokument och ungefär en eftermiddag får ni en lista som går att agera på. Metoden nedan har fem steg. Den bygger på de egenskaper som gör en uppgift lämplig, se Vilka uppgifter passar för en AI-agent?.

Fem steg

1. Samla dem som gör jobbet

Chefen vet hur det borde gå till, medarbetarna vet hur det går till. Be tre till sex personer från olika roller att delta, och inkludera dem som sköter det tråkiga: ekonomi, administration, säljstöd.

2. Lista uppgifterna per roll

Be var och en skriva ner sådant de gör varje vecka, en uppgift per lapp. Hjälpfrågor:

  • Vad gör du som du önskar att du slapp?
  • Vad flyttar du för hand mellan system?
  • Vad glömmer ni ofta?
  • Vad tar en eftermiddag som borde ta en kvart?

Sikta på kvantitet. Rensa sedan bort dubbletter och sådant som inte är en uppgift, utan en känsla.

3. Beskriv varje uppgift med fyra uppgifter

För varje lapp, skriv:

  • Hur ofta den görs.
  • Hur lång tid den tar varje gång, ungefär.
  • Var underlaget finns, i vilket system eller vilken mejltråd.
  • Hur man ser att den är gjord.

Gissningarna behöver inte vara exakta, men det går inte att jämföra utan dem.

4. Sortera efter två axlar

Rita ett kryss. Den ena axeln är nytta, alltså hur ofta och hur länge. Den andra är lämplighet: finns underlaget digitalt, är resultatet lätt att granska och går ett fel att rätta? Uppgifter med hög nytta och hög lämplighet hamnar uppe till höger. Uppgifter med hög nytta men låg lämplighet, som när underlaget bara finns i någons huvud, är kandidater för något annat än AI: först ett bättre arbetssätt.

5. Välj en, inte tre

Ta uppgiften som ligger längst upp till höger och som någon i rummet vill ha löst. Skriv ett mått som ni kan mäta före och efter, se Hur ser vi att ett AI-projekt lönat sig?. Lägg övriga på en lista att återkomma till.

Vad ni får ut av det

  • En namngiven uppgift med ett mått.
  • En lista över nästa kandidater.
  • Bättre förståelse för vilka system som faktiskt används, och vilka som är i vägen.
  • Ett underlag att gå vidare med, till exempel i en kravspecifikation för en agent.

Fallgropar

  • Ledningen listar åt medarbetarna. Då hamnar ni i det som ser bra ut på pappret.
  • Alla uppgifter får lika stor vikt. Utan fyra uppgifter per lapp går det inte att skilja de viktiga från de irriterande.
  • Man tar tre uppgifter på en gång. Se Så planerar ni en avgränsad AI-pilot.

Vill ni ha hjälp att leda en sådan eftermiddag, eller först bara en snabb överblick? Gör systemanalysen eller hör av er.