Hur granskar man ett SaaS-avtal inför förnyelse? Sju saker att kontrollera
Olle Krantz
Inför att ni förnyar ett SaaS-avtal, kontrollera sju saker: bindningstid och uppsägning, rätten att ändra priset, antal licenser, hur ni får ut er data, API-åtkomst, hur personuppgifter behandlas och vad AI-tilläggen kostar. Det är exportklausulen och API-villkoren som avgör hur dyrt det är att byta senare. Det här är en checklista, inte juridisk rådgivning.
Avtalet avgör vad ett byte kostar
De flesta bolag tittar på pris per användare när de förnyar ett SaaS-avtal. Det som avgör vad systemet egentligen kostar ligger oftare i de andra klausulerna: hur ni kommer ut, vad som händer med priset och vad ni får göra med er egen data. Läs avtalet inför varje förnyelse, och helst när ni köper.
Den här listan är en praktisk genomgång, inte juridisk rådgivning. Låt er jurist läsa avtalet om beloppen är stora.
Sju saker att kontrollera
1. Bindningstid och uppsägning
Hur lång är perioden, hur lång är uppsägningstiden och förnyas avtalet automatiskt? Många system förlänger ett helt år om ni missar datumet. Lägg uppsägningsdatumet i kalendern vid köpet, inte vid förnyelsen.
2. Rätt att ändra priset
Får leverantören höja priset under avtalstiden, med vilken varsel och med hur mycket? Fråga också hur priset ändras när antalet användare växer, eftersom funktionerna ni behöver ofta ligger i en högre nivå än den ni började på.
3. Antal licenser
Finns det ett minsta antal, och kan ni minska antalet vid förnyelsen? Många betalar för platser som ingen använder. Gå igenom vem som faktiskt loggade in senaste kvartalet.
4. Hur ni får ut data
Kan ni exportera allt, inte bara bolag och kontakter utan också historik, anteckningar och filer? I vilket format, och kostar det? Det är den klausul som avgör hur dyrt det är att lämna. Se också Hur byter man CRM utan att tappa data?.
5. API-åtkomst
Ingår API:et i er nivå, och finns det gränser för hur ofta ni får anropa det? Vissa leverantörer begränsar eller tar extra betalt. Det påverkar direkt vad ni kan koppla ihop, se API, webhook eller filexport.
6. Hur personuppgifter behandlas
Finns ett personuppgiftsbiträdesavtal? Var lagras data, och vilka underleverantörer används? Det här är frågor att lägga hos er jurist eller ert dataskyddsombud.
7. AI-tillägg
Allt fler leverantörer lägger till AI-funktioner som tillval med eget pris. Fråga vad de kostar, vad de får göra i era data och om de bara fungerar inom leverantörens egen produkt. Ger ni en egen agent åtkomst via ett API behöver ni veta att åtkomsten ingår.
Vad ni gör med svaren
Räkna om kostnaden över flera år, inte bara över ett, med de poster ni hittat. Har ni en lista över det ni anpassat och kopplat tillsammans med licenserna ser ni om det är dags att se över valet. Se Bygga eget CRM eller köpa Salesforce, HubSpot eller Pipedrive? för kalkylen.
Förhandla före datumet
Leverantörer är oftast mer villiga att diskutera pris, antal licenser och exportvillkor innan förnyelsen än efter. Hör av er i god tid.
När ett eget system är ett alternativ
Ett system som ni äger har inga licenser, ingen uppsägningstid och ingen exportklausul, eftersom datan redan ligger i ert eget konto. Det passar inte alla, men det är bra att veta vad alternativet innebär. Läs Kan vi äga ett eget system utan en egen utvecklare?.
Vill ni ha en andra läsning av kalkylen inför en förnyelse? Hör av er.