Hur byter man CRM utan att tappa data? Checklista i sju steg
Olle Krantz
Ett CRM-byte går fel i förberedelsen, inte i själva flytten. Gör sju saker: skriv ned varför ni byter, inventera vad som finns, städa först, gör en fältkarta, testa på en kopia, sätt en stängningsdag för det gamla systemet och spara en fullständig export. Fråga också den nya leverantören vad det kostar att ta ut data den dag ni vill lämna igen.
Byte av CRM går fel i förberedelsen, inte i flytten
Det som gör ett CRM-byte jobbigt är sällan själva flytten av data. Det är att ingen bestämt vad som ska med, att datan inte städades och att användarna inte vet vad som ska vara annorlunda på måndagen. Här är sju steg som tar upp det.
Sju steg
1. Skriv ned varför ni byter
Är det kostnaden, att systemet inte klarar er process, att ni vill koppla det till något annat eller att ni vill låta en AI arbeta i datan? Svaret avgör vilka krav det nya systemet måste klara. Saknas ett tydligt skäl, byt inte. Hur ni kan räkna finns i Bygga eget CRM eller köpa Salesforce, HubSpot eller Pipedrive?.
2. Inventera vad som finns
Lista vilka objekt ni har: bolag, kontakter, affärer, aktiviteter, anteckningar, filer. Notera vilka egna fält som används på riktigt. Ofta används hälften av dem inte alls, och då ska de inte med.
3. Städa först
Flytta inte en röra till ett nytt hem. Ta bort dubbletter, gamla kontakter och fält ni inte använder innan ni migrerar. Hur ni gör det beskrivs i Varför blir data i CRM fel, och hur städar man den?.
4. Gör en fältkarta
För varje fält i det gamla systemet: vart ska det i det nya? Vissa fält byter namn, andra delas upp eller slås ihop, och några försvinner. Skriv ner kartan, och låt säljarna läsa den. De märker direkt om något viktigt saknas.
5. Prova på en kopia
Kör en testmigrering till en kopia av det nya systemet. Kontrollera ett urval av poster för hand: stämmer bolag, kontakter, aktivitetshistorik och ägare? Räkna också antalet poster före och efter. Gör om tills avvikelserna är förklarade.
6. Kör parallellt en kort stund, och bestäm en stängningsdag
Ha ett datum då nytt skrivande i det gamla systemet upphör. Utan ett sådant datum fortsätter hälften av teamet i det gamla. Under övergången ska det vara tydligt var man söker och var man skriver.
7. Spara en fullständig export
Behåll en komplett export av det gamla systemet, inklusive anteckningar och filer, i ett öppet format. Ni kan behöva den för att svara på en fråga om ett gammalt ärende, eller för att kontrollera något som gick fel i migreringen.
Frågor att ställa leverantören av det nya systemet
- Hur importeras historik, anteckningar och filer, inte bara bolag och kontakter?
- Vad kostar det att ta ut data den dag vi vill lämna igen? Se Vad ska stå i en offertförfrågan för ett skräddarsytt system?.
- Vilka kopplingar mot mejl, kalender och ekonomi finns, och vilka måste byggas?
- Vem hjälper användarna första veckan?
Hur länge tar det?
Det beror på hur mycket data som ska flyttas och hur mycket som ska anpassas, och det går inte att svara generellt. Be leverantören dela upp arbetet i steg med egen uppskattning, så får ni något att följa upp.
Funderar ni på att byta, eller på att bygga ett eget CRM? Hör av er.