Varför blir data i CRM fel, och hur städar man den?

Olle Krantz

CRM-data blir fel av fem vardagliga skäl: dubbletter, fritext där det borde finnas val, saknad ansvarig, importer utan städning och uppgifter som aldrig prövas. Städa i fem steg: hitta dubbletter via organisationsnummer, slå ihop utan att tappa historik, gör viktiga fält till val ur listor, ge varje post en ägare och bestäm en rytm för genomgång. Håll nere antalet obligatoriska fält.

Datan blir fel av vardagliga skäl

Ett CRM förfaller inte för att någon slarvar. Det förfaller för att det är byggt för att fyllas på av många människor under tidspress. Fem orsaker står för det mesta:

  1. Dubbletter. Samma bolag läggs upp två gånger, med och utan ”AB”, och aktiviteter hamnar på olika poster.
  2. Fritext där det borde finnas val. Tre säljare skriver ”Göteborg”, ”Gbg” och ”Gothenburg”, och ingen fråga om orten går att besvara.
  3. Ingen ansvarig. Kontakter och bolag saknar en ägare, och därför tar ingen ansvar för att uppgifterna stämmer.
  4. Importer utan städning. En lista från en mässa eller ett annat system läses in som den är.
  5. Gamla uppgifter som aldrig prövas. Personer byter jobb, telefonnummer slutar fungera, men posten ligger kvar.

Så städar ni, i fem steg

1. Hitta dubbletterna

Börja med bolagen. Organisationsnummer är den bästa nyckeln i Sverige, eftersom det är unikt och sällan stavas olika. Saknas det i era data är första steget att fylla på det, så att samma bolag kan kännas igen.

2. Slå ihop utan att tappa historik

När två poster slås ihop ska aktiviteter, kontakter och anteckningar följa med till den som blir kvar. Gör sammanslagningen för hand eller med stöd av ett verktyg, men aldrig massvis utan granskning.

3. Standardisera de fält ni vill kunna filtrera på

Fält som ort, bransch, kundtyp och status ska vara val ur en lista, inte fri text. Håll listorna korta. Den som inte hittar rätt alternativ skriver ändå något eget.

4. Ge varje bolag och kontakt en ägare

En namngiven person som ansvarar för att uppgifterna stämmer. Bolag utan ägare är det första ni ska titta på vid nästa genomgång.

5. Bestäm en rytm

Ett par timmar varje kvartal där ägarna går igenom sina egna poster slår en stor städning vart tredje år. Det går fortare, och felen hinner inte växa.

Håll nere antalet obligatoriska fält

Ju fler fält som måste fyllas i, desto fler gissningar skrivs in för att komma vidare. Kräv det som ni faktiskt använder: bolag, kontaktperson, nästa steg. Låt resten vara frivilligt och fyll på efter hand.

Där AI kan hjälpa

En AI-agent är bra på det tråkiga: att fylla i luckor, föreslå att en kontakt ändrat titel eller markera troliga dubbletter. Men det är också här skadan kan uppstå, om agenten skriver över något som var rätt. Regeln vi använder är att agenten fyller i tomma fält direkt, men att varje ändring av ett befintligt värde går till en människa, så som vi beskriver i Hur låter man en AI-agent uppdatera ett CRM utan att den förstör något?.

Det hänger också ihop med var datan bor. Ligger kunduppgifter i flera system är det svårare att hålla dem rena. Se Vad är ett datalager?.

Kontrollfrågor

  • Hur många av våra bolag saknar organisationsnummer?
  • Hur många kontakter har inte haft någon aktivitet på två år?
  • Vilka fält går inte att filtrera på eftersom de är fritext?
  • Vem äger bolagen som saknar ägare?

Vill ni ha hjälp att reda ut ett CRM som växt sig rörigt? Hör av er.