Hur får vi medarbetarna att faktiskt använda det nya systemet?
Olle Krantz
Ett nytt system blir använt när användarna är med från början, det gamla stängs i stället för att leva kvar, en stängningsdag är satt, det nya är enklare än det gamla, introduktionen är kort, någon finns att fråga de första veckorna och användningen mäts. Om folk säger att de inte hunnit lägga in något är det en signal om systemet eller arbetssättet, inte om medarbetarna.
Ett system som inte används är ett misslyckat system
De flesta projekt som inte lyckas gör inte det för att tekniken fallerar, utan för att människorna fortsätter som förut. Kalkylarket lever kvar, mejltråden används ändå, och det nya systemet blir ett ställe man fyller i för ledningens skull. Det går att påverka. Här är sju saker som brukar avgöra.
Sju saker som avgör
1. Låt användarna vara med från början
De som ska använda systemet ska prata med den som bygger det innan något är byggt, och testa tidiga versioner. Det ger både bättre system och en känsla av ägande. Se Hur kartlägger vi på en eftermiddag vad som ska automatiseras?.
2. Ersätt, lägg inte bara ovanpå
Det vanligaste misstaget är att ett nytt system läggs till utan att något gammalt stängs. Då måste folk göra jobbet två gånger, och väljer det gamla. Bestäm vad som slutar användas, och när.
3. Sätt en stängningsdag
Ett datum då det gamla systemet eller kalkylarket blir skrivskyddat. Utan ett datum fortsätter hälften av teamet som vanligt. Se steg 6 i Hur byter man CRM utan att tappa data?.
4. Gör det lättare än det gamla
Räkna klick. Om en vanlig uppgift tar fler steg i det nya systemet än i det gamla blir den inte gjord. Fråga användarna vad som är krångligast och rätta det först. Fyll i det systemet själv kan veta, i stället för att be människor skriva det för hand.
5. Kort introduktion, inte en lång kurs
Tjugo minuter om de tre saker man gör varje dag slår en heldagsutbildning som glöms. Visa med riktiga exempel från er egen verksamhet. Komplettera med en enkel sida med de vanligaste frågorna.
6. Ha någon att fråga, särskilt första veckorna
En person i teamet som har varit med och kan svara snabbt. När någon fastnar och inte får hjälp inom några minuter, går hen tillbaka till det gamla. Räkna med att det kommer att finnas fel och önskemål de första veckorna och att någon ska ta hand om dem.
7. Mät användningen och lyssna på den
Hur många loggar in, vilka funktioner används och vilka lämnas orörda? Det visar vad som behöver ändras. Se Hur ser vi att ett AI-projekt lönat sig?, som gäller lika för andra system.
Det gäller också AI-agenter
En agent som människor inte litar på blir inte använd. Det som bygger förtroende är att den gör något tydligt nyttigt, att den inte skriver över någons arbete och att det syns vad den gjort. Se Vad är en AI-agent? och Hur ser en godkännandekö ut som människor orkar läsa?.
Tecken på att användningen inte fungerar
- Folk säger att de ”inte hunnit” lägga in det.
- Det gamla kalkylarket uppdateras fortfarande.
- Ledningen får rapporter ur det gamla, och det nya är en kopia.
- Samma frågor kommer varje vecka.
Ta det som information om systemet, inte om medarbetarna. Något i arbetssättet eller verktyget behöver ändras.
Vad vi gör
Altu bygger i steg där det första kan sättas i produktion på några veckor, och visar fungerande versioner tidigt, så att de som ska använda systemet kan säga till. Så beskriver vi det på sidan om skräddarsydda system. Vill ni prata om hur ni får ett system använt? Hör av er.