Röda flaggor i en IT-offert: åtta saker att reagera på

Offerten säger mer om leverantören än om projektet

När ni jämför offerter är det frestande att titta på slutsumman. Men en offert är också ett första prov på hur leverantören arbetar. Här är åtta varningstecken, och vad ni kan fråga om för att ta reda på om de stämmer. Kompletterar Vad ska stå i en offertförfrågan för ett skräddarsytt system?, som handlar om vad ni själva ska skriva.

Åtta varningstecken

1. Ingen fråga ställdes till er

En offert som kommer utan att leverantören frågat något om er verksamhet bygger på gissningar. Bra leverantörer vill förstå processen före priset.

2. Priset saknar tak

”Löpande räkning, uppskattat 400 timmar” är en uppskattning, inte ett åtagande. Se Fast pris eller löpande räkning. Be om fast pris per steg, eller ett tak.

3. Det går inte att se vad som ingår

Rubriker som ”utveckling” och ”projektledning” utan innehåll ger tvister senare. Leveransen ska beskrivas så att ni kan avgöra när den är klar.

4. Ägandet är otydligt

Står det ingenting om vem som äger kod och databas, eller står det att leverantören behåller rättigheterna, ska ni fråga rakt ut. Se Kan vi äga ett eget system utan en egen utvecklare?.

5. Det byggs på leverantörens egen plattform

Om systemet bara fungerar på leverantörens ramverk eller i leverantörens konto kan ni inte byta. Fråga vilka komponenter som är öppna och vilka som inte är det.

6. Allt ska levereras i ett enda steg

Ett stort steg över många månader ger ingenting att testa på vägen och ingen punkt att ändra riktning vid. Be att få det delat i steg där det första går att använda tidigt.

7. ”AI” står i offerten, men ingen uppgift

Hänvisningar till AI utan en namngiven uppgift och ett sätt att se att den är löst är marknadsföring. Be om vilken uppgift som ska försvinna ur vardagen och hur ni märker det. Mer om det i Hur väljer man AI-konsult som litet eller medelstort bolag?.

8. Inget om drift, test och överlämning

Hur testas leveransen, vem driftar efteråt och vad kostar det per månad? Saknas det i offerten, saknas det i planen.

Så ställer ni frågorna

Skicka tre till fem av följande till alla leverantörer och jämför svaren:

• Vad ingår, och vad ingår inte?
• Vad händer om något tar längre tid än ni räknat?
• Vem äger kod, databas och drift när vi har betalat?
• Hur ser första steget ut, och när kan vi använda det?
• Hur går en överlämning till? Se Hur granskar man ett SaaS-avtal inför förnyelse? för motsvarande frågor om färdiga system.

Ett varningstecken är inte en dom

Ett av dem betyder sällan att leverantören ska väljas bort. Fyra eller fler brukar betyda att offerten är ett försäljningsdokument och inte en plan. Det som spelar mest roll är hur leverantören svarar när ni frågar.

Vill ni ha en andra läsning av en offert ni fått? Hör av er, så läser vi den, oavsett vem som skrivit den.