Hur beskriver man en process så att en AI-agent kan följa den?

Agenten kan bara följa det som är skrivet

Människor klarar en otydlig process, eftersom de frågar kollegan, minns hur det brukar vara och använder omdöme. En agent har ingen kollega att fråga. Allt den ska följa måste finnas i instruktionen, i verktygen eller i datan. Därför är det att beskriva processen ofta det svåraste och mest värdefulla i ett agentprojekt, även om ni sedan bestämmer er för att inte bygga något.

Åtta delar av en processbeskrivning

1. Vad startar den?

En händelse, ett schema eller en person som ber om det. ”När en ny förfrågan kommer in” är en start, ”när vi har tid” är inte det.

2. Vad ska finnas när den är klar?

Ett resultat som går att kontrollera: ”förfrågan har en ägare, en kategori och en uppföljning med datum”. Se Hur skriver man en kravspecifikation för en AI-agent?.

3. Vilka steg går den igenom?

Skriv dem i ordning, ett per rad, och använd verb: ”läs förfrågan”, ”sök efter bolaget i CRM:et”, ”bestäm kategori”. Fem till tio steg är lagom. Fler betyder oftast att ni blandat ihop flera processer.

4. Vilka beslut fattas, och efter vilka regler?

Det här är det som oftast saknas. ”Bedöm om förfrågan är seriös” är ingen regel. ”Förfrågan är seriös om avsändaren är ett bolag och anger vad de vill ha” är det. Där reglerna är entydiga räcker ofta vanlig kod, se När räcker vanliga regler, och när behövs AI?.

5. Vilka system och vilken data används i varje steg?

Notera vilket system och vilket fält som läses eller skrivs i varje steg. Det blir listan över verktyg, se Prompt eller verktyg.

6. Vad händer när något avviker?

Bolaget finns inte, uppgiften saknas, två kunder har samma namn. Skriv vad som ska ske i varje fall, och framför allt när agenten ska stanna och fråga en människa.

7. Vad ska en människa godkänna?

Vilka steg kräver ett ja? Sätt gränsen vid sådant som ändrar befintlig data, påverkar kunder eller rör pengar. Se Hur ser en godkännandekö ut som människor orkar läsa?.

8. Hur ser ett bra och ett dåligt resultat ut?

Två eller tre verkliga exempel av vardera sorten är värda mer än en lång förklaring. De blir också underlag för testerna, se Hur testar man en AI-agent innan den får arbeta på riktigt?.

Hur ni tar fram beskrivningen

• Fråga den som gör jobbet. Inte chefen. Be hen visa, inte berätta.
• Följ tre verkliga ärenden från start till slut, och skriv ned vad som faktiskt händer.
• Notera allt som börjar med ”det beror på”. Det är besluten i steg 4.
• Läs upp beskrivningen för två personer som gör uppgiften, och fråga vad som saknas.

Se Hur kartlägger vi på en eftermiddag vad som ska automatiseras? för hur ni väljer uppgift först.

Vad ni ofta upptäcker

• Två personer gör uppgiften på olika sätt.
• Ett steg görs av vana och behövs inte.
• Ett beslut tas efter en känsla ingen kan förklara.
• Det som ser enkelt ut har tio undantag.

Det är en vinst även utan agent: ni har fått en processbeskrivning och kan förenkla före ni automatiserar.

När beskrivningen inte går att skriva

Om ni inte kan beskriva hur uppgiften går till, kan ni inte be en agent göra den. Då är nästa steg att reda ut arbetssättet, inte att bygga. Se Vilka uppgifter passar för en AI-agent?.

Vill ni ha hjälp att beskriva en process så att den går att automatisera? Hör av er eller gör systemanalysen.