Vad ska hända med en inkommande förfrågan det första dygnet?

Det första dygnet är det som avgör

En förfrågan från en möjlig kund är som varmast när den kommer. Många bolag förlorar affärer inte för att erbjudandet är sämre, utan för att ingen svarat, förfrågan hamnade i fel inkorg eller ingen visste vem som ägde den. Det går att göra enkelt. Här är en checklista i sex steg, från att förfrågan kommer in till att den har en ägare och ett nästa steg.

Sex steg

1. Alla förfrågningar hamnar på ett ställe

Formulär på hemsidan, mejl till ”info@”, telefonsamtal och mässkontakter. Om de ligger i fem olika inkorgar tappas några. Samla dem i en gemensam inkorg i CRM:et. I vårt eget system hamnar inkommande leads från altu.se direkt i en inkorg med push-notis till teamet, se Altu Central Command.

2. Teamet får veta direkt

En notis, inte en rapport nästa vecka. Skillnaden mellan att någon får veta efter fem minuter eller efter två dagar syns i hur det fortsätter.

3. En person tar ägarskapet

Varje förfrågan ska ha en namngiven ägare. ”Alla såg den” betyder att ingen svarar. Bestäm en regel i förväg: den som har bolaget sedan tidigare, annars den som är på tur.

4. Första svaret är ett svar, inte en offert

Bekräfta att förfrågan är mottagen, vem som tar hand om den och när ni hör av er. Ställ en eller två frågor som hjälper er att förstå behovet. Att svara snabbt med en klok fråga slår ett långsamt svar med en lång presentation.

5. Lägg in den i CRM:et på rätt sätt

Bolag, kontaktperson, vad de ville ha och nästa steg med datum. Om bolaget redan finns, koppla till det, så att historiken hänger ihop. Se Varför blir data i CRM fel, och hur städar man den? för varför detta är det vanligaste stället där dubbletter uppstår.

6. Bestäm vad som händer om det blir tyst

Efter ett svar utan respons: när följer ni upp, hur och hur många gånger? En uppföljning som är planerad görs, en som bara är en avsikt glöms bort.

Var AI kan hjälpa

Några saker en agent kan göra utan att något skickas till kunden:

• sammanfatta förfrågan och föreslå en kategori
• kontrollera om bolaget redan finns i CRM:et
• skriva ett utkast till första svaret
• lägga in en uppföljning

Men utkastet ska läsas och skickas av en människa. Det är regeln vi själva följer med kundmejl, se Så driver Altu byrån med agenter. Ändringar i befintliga poster ska gå till godkännande, se Hur låter man en AI-agent uppdatera ett CRM utan att den förstör något?.

Vanliga fel

• Förfrågningar som ligger i en personlig inkorg. Den som är sjuk eller på semester blockerar dem.
• Ingen tydlig ägare. Alla tror att någon annan tar hand om den.
• För tidig offert. Utan att förstå behovet blir offerten en gissning.
• Ingen uppföljning efter första svaret.

Hur ni vet om det fungerar

Titta på de senaste tio förfrågningarna: hur lång tid gick det till första svaret, vem ägde dem och vilka har ett nästa steg med datum? Hittar ni luckor här har ni hittat var affärer försvinner.

Vill ni ha en inkorg och ett flöde som passar ert bolag? Läs mer om skräddarsydda system eller hör av er.