Hur kopplar man Fortnox till ett eget system eller en AI-agent?

Olle Krantz

Ett eget system kan kopplas till Fortnox på tre sätt: via filexport och import, via Fortnox API, eller genom att underlaget granskas i ert eget system och först därefter förs över till Fortnox när det är godkänt. Det senare passar de flesta flöden med utlägg och fakturor. Räkna med fem fallgropar: kontoplanen, dubbletter, fel som inte syns, underlag som saknas och att agenten får bokföra själv.

Tre sätt att koppla Fortnox till något annat

Fortnox är ekonomisystemet många små och medelstora bolag har kvar även när resten av verksamheten flyttar till andra system. Frågan är då hur ett eget system eller en AI-agent ska föra över underlag dit. Det finns tre vägar.

1. Fil: exportera och importera

Ni tar ut underlag ur ett system som fil och läser in det i Fortnox, eller tvärtom. Det kräver ingen utveckling, men görs för hand, och risken är att någon glömmer, eller läser in samma fil två gånger.

Passar när: volymerna är små eller kopplingen ska finnas bara en kort tid.

2. API: ert system pratar direkt med Fortnox

Fortnox har ett öppet API. Ert system kan då skicka underlag, hämta kunder och leverantörer eller läsa status, utan manuella steg. Det kräver att någon bygger och underhåller kopplingen och att ni följer Fortnox regler för åtkomst. Kontrollera i Fortnox dokumentation vilka behörigheter och abonnemang som krävs för det ni vill göra, eftersom villkor ändras.

Passar när: samma flöde upprepas ofta och ni vill att det ska ske av sig själv.

3. Mellanlager: ett eget system som huvudsystem för underlaget

Underlaget, till exempel ett kvitto, registreras i ert system, granskas där och förs sedan över till Fortnox när det är godkänt. Det ger er kontroll över hela flödet och en egen logg. Så har vi gjort i Altu Central Command: kvitton fotograferas eller laddas upp, dubblettkontrolleras, blir utlägg som godkänns av en administratör och bokförs i Fortnox.

Passar när: det finns ett granskningssteg före bokföring, vilket de flesta flöden med utlägg och leverantörsfakturor har.

Fem fallgropar

1. Kontoplanen

Varje typ av utlägg eller intäkt ska landa på rätt konto, med rätt momskod. Bestäm kopplingen mellan era kategorier och kontona innan ni bygger, och låt er redovisningskonsult granska den.

2. Dubbletter

Samma underlag kan skickas två gånger, vid ett omförsök eller en dubbelklickning. Bygg in en kontroll som känner igen något som redan bokförts. Mer om det i API, webhook eller filexport.

3. Fel som inte syns

Om anropet till Fortnox misslyckas ska någon veta om det. Ett kvitto som aldrig bokfördes upptäcks annars vid bokslutet.

4. Underlag saknas

Till en bokföring hör ett underlag. Se till att bilden eller fakturan följer med och går att hitta från verifikationen.

5. Agenten får bokföra själv

En AI-agent kan sortera, tolka och förbereda. Själva attesten och bokföringen bör avslutas av en människa. Vi har agenten registrera kvitton som utlägg, men inte attestera eller bokföra dem. Se Hur låter man en AI-agent uppdatera ett CRM utan att den förstör något?.

Vad ni bör besluta först

  1. Vem godkänner innan något bokförs?
  2. Hur mappas kategorier till konton, och vem ansvarar för det?
  3. Vad händer när kopplingen misslyckas, och vem larmas?

Vill ni koppla Fortnox till ett eget system eller en agent? Gör systemanalysen eller hör av er.